Z izdelanimi računovodskimi izkazi je pravi čas za zamenjavo računovodje
Računovodski izkazi
Kdo jih mora izdelati?
Vsak pravni subjekt, ki opravlja pridobitveno dejavnost, mora enkrat letno izdelati in oddati računovodske izkaze oziroma letno poročilo. Njih izdela računovodja na podlagi podatkov iz poslovnih knjig ter popisa sredstev in obveznosti do njihovih virov. Zaradi tega je priporočljivo, da se v podjetju vsaj pred sestavo letnega poročila uskladi stanje v računovodskih knjigah in dejansko stanje. Za manjšega samostojnega podjetnika ima letno poročilo le dve glavni sestavini, ki sta bilanca stanja in izkaz poslovnega izida. Za s.p. se letno poročilo od gospodarske družbe razlikuje v tem, da le-to nikoli ni predmet obvezne revizije. Vse sestavine računovodskih izkazov pa so iste tako pri s.p.-ju kot pri gospodarski družbi.
Za koga so namenjeni?
Računovodske izkaze izdelamo tako za poslovne kot tudi za davčne in javne namene. Uporabni so za nas - lastnika podjetja, investitorje ali poslovne partnerje. So obvezna priloga k davčnemu izkazu in hkrati osnova za izdelavo davčnega obračuna (DURS). Poleg tega so namenjeni še za javno objavo in statistične namene (AJPES). Za potrebe državne statistike moramo na poenotenih obrazcih predložiti finančne podatke iz letnega poročila. Z izjavo in predložitvijo podatkov lahko v namen državne statistike poenostavljeno dovolimo uporabo podatkov tudi za javno objavo.
Kaj lahko razberemo iz njih?
Zaključni računovodski izkazi so najbolj izraziti in pomembni dokumenti, v katerih je prikazano preteklo poslovanje podjetja. Iz njih lahko razberemo uspešnost in spremembe finančnega položaja podjetja v primerjavi s preteklimi leti.
Do kdaj jih moramo oddati?
Letno poročilo moramo predložiti AJPES-u najkasneje do 31. marca. Poročilo se šteje kot priloga k davčnemu obračunu, kar pomeni, da nam ni potrebno poslati še na Finančno upravo (DURS). To moramo tudi navesti v davčnem obračunu. Letno poročilo lahko pošljemo le preko spletnega portala AJPES oziroma njihove spletne aplikacije. Pred tem se brezplačno registriramo in pridobimo digitalno pooblastilo. Podatke vnesemo v spletno aplikacijo, lahko jih uvozimo tudi kot XML datoteko. Za oddajo obračunov lahko pooblastimo tudi svojega računovodjo. Predložitev letnega poročila lahko potrdimo s KDP- kvalificiranim digitalnim potrdilom ali z lastnoročnim podpisom odgovorne osebe na Obvestilu za AJPES. Po predložitvi AJPES-u je letno poročilo objavljeno na spletnem portalu. Na koncu postopka moramo po javni objavi, na podlagi posredovanega računa s strani AJPES-a, plačati še nadomestilo določeno s Tarifo.
Kaj je bilanca stanja?
Davčni obračun sestavljajo obrazec za obračun davka, bilanca stanja, izkaz poslovnega izida in izkaz gibanja kapitala. Obračun davka od dohodka iz dejavnosti pa je sestavljen iz obrazca za obračun davka iz dejavnosti, bilance stanja in izkaza poslovnega izida. Temeljni računovodski izkaz je izkaz stanja oziroma bilanca stanja. V njem so s pomočjo popisov (iventure) prikazana stanja sredstev in obveznosti do njihovih virov. To je sicer dvostranski računovodski izkaz, v katerem je na levi strani navedeno stanje sredstev oziroma aktiva in na desni strani stanje obveznosti do virov sredstev oziroma pasiva. Vsota vseh sredstev (aktiva) mora biti enaka vsoti vseh obveznostih do virov sredstev (pasiva) oziroma mora vsako sredstvo imeti svoj vir. Bilanco stanja se sestavi za preteklo poslovno leto ali medletna obdobja. Sredstva so v merski enoti denarja izražene stvari, pravice in denar, s katerim razpolaga podjetje. Torej vse tiste stvari, ki jih ima podjetje v lasti. Obveznosti do virov sredstev so vse tiste obveznosti, ki temeljijo na pravno zasnovanem razmerju podjetja do virov, s katerimi se financira. Viri sredstev se delijo na zunanje vire kot so npr. obveznosti do dobaviteljev in na notranje obveznosti, katere so obveznosti do lastnikov in lastniški kapital.
Kaj je izkaz poslovnega izida?
V izkazu poslovnega izida oziroma poslovni bilanci mora biti resnično in pošteno izkazan poslovni izid za preteklo poslovno leto ali medletna obdobja. Poslovni izid je razlika med prihodki in odhodki, ki jih ima podjetje v določenem obračunskem obdobju. S tem je prikazan dobiček ali izguba pri poslovanju podjetja. Dobiček ali izguba predstavljata razliko med vsemi prihodki in odhodki, ki se pojavijo v obračunskem obdobju. Razlika med poslovnim izidom in obračunanim davkom iz dobička kot deležem države v njem, je čisti dobiček. Ta pripada le podjetju.
Lastno vodenje računovodstva ali preko servisa?
Na slovenskem trgu je konkurenca v katerikoli dejavnosti vse bolj huda. Veliko število podjetij na razmeroma majhnem trgu ter še gospodarska kriza sta privedla do hude konkurenčnosti. Če nismo skozi ves delovni čas posvečeni izključno svoji dejavnosti, nas kaj kmalu lahko prehiti konkurenca. Opravljanje računovodske storitve za svoje podjetje pa je dodatna dejavnost, katera zahteva kar nekaj dodatnega časa in znanja. Računovodstvo in davčna zakonodaja sta izredno kompleksna in obsežna poglavja, ki jih noben posameznik ne more osvojiti čez noč. Ker se zakonodaja in pravilniki s strani zakonodajalca vseskozi spreminjajo, je potrebno neprestano spremljanje in seznanjanje z njimi. Vsako neznanje in s tem narejena napaka se nam lahko z obiskom davčnega inšpektorja še hudo maščuje. Torej slabo poslovno potezo bomo storili, če bomo vodenje naših poslovnih knjig in računov opravljali izključno sami. Vodenje poslovnih knjig zaupa računovodskim servisom kar ¾ vseh gospodarskih malih in mikro družb (z manj kot 50 zaposlenimi) v Sloveniji.
Kakšne so posledice lastnega vodenja računovodstva?
Kljub temu se še vedno nezanemarljiv delež novih podjetnikov odloči, da bodo računovodstvo za svoje podjetje kljub nepoznavanju računovodskih standardov in zakonodaje vodili sami. Že po nekaj mesecih večina njih ugotovi, da sami temu niso kos, zato pričnejo takoj iskati primeren računovodski servis. Vendar žal se ob nepravilnem vodenju računov in poslovnih knjig že v nekaj mesecih lahko naredi resna škoda poslovni uspešnosti podjetja. Poleg tega ima računovodski servis v začetnih mesecih prevzema storitve zaradi številnih računovodskih napak v preteklosti bistveno več dela in stroškov, kot bi ga sicer imel, če bi računovodstvo vodil od začetka ustanovitve podjetja. S tem torej podjetnik naredi kar nekaj poslovnih napak. Izgubi dragocen čas z vodenjem lastnega računovodstva, naredi računovodske napake in s tem precej poveča riziko prejetja visoke denarne kazni s strani davčnega inšpekcijskega organa. Zaradi odpravljanja prejšnjih napak niti ne privarčuje s poznejšim najetjem računovodskega servisa.
Se splača zaposliti računovodjo?
Marsikdaj se podjetnik z več zaposlenimi odloči za zaposlitev dodatnega delavca, ki bo vodil računovodstvo. Dodatni računovodski delavec je za vsako manjše podjetje precej velika dodatna finančna obremenitev. Zaradi tega za mikro podjetje, v katerem je zaposlena ena ali le nekaj oseb, praviloma dodatni računovodski delavec ne pride v poštev. Večje podjetje z večjim številom zaposlenih, kjer je njegov proračun nekajkrat višji kot pri majhnem podjetju, si lastnega računovodskega delavca lahko privošči. Seveda le zaposlitev računovodskega delavca za kvalitetno opravljanje računovodskih storitev še zdaleč ne bo dovolj. Vsekakor bodo potrebna računovodska izobraževanja, ki se jih bo računovodja na seminarjih redno udeleževal. Na področju davkov in računovodstva so neprestane spremembe in novosti, s katerimi je potrebno biti vseskozi seznanjen. Seminarji pa so seveda dodaten strošek delodajalca.
Zakaj najeti kvaliteten računovodski servis?
Kot prvo je potrebno poudariti, da računovodski servis še zdaleč ni namenjen le golemu knjiženju poslovnih dokumentov in oddajanju davčnih izkazov. Kvaliteten računovodski servis opravi za nas kot lastnika podjetja še mnogo več. Poleg pravilnega in natančnega knjiženja poslovnih dogodkov, mora računovodski servis znati svetovati tako na področju davkov kot financ. S kombinacijo omenjenih storitev bo podjetju znatno doprinesel k boljšemu poslovnemu uspehu. To še posebej velja v zdajšnjem neugodnem času za podjetništvo. Nelikvidnost in zadolženost slovenskih podjetij še vedno nenehno raste. Pa tudi za letošnje leto ne kaže nič boljše. V tako neugodnem poslovnem okolju vsaka napačna poslovna odločitev povzroči bistveno večjo finančno škodo podjetju kot bi jo sicer v času gospodarskega razcveta. V tem kriznem času je najetje kakovostnega računovodskega servisa še toliko bolj pomembno.
Koliko plačati računovodju?
Glede tekočega stroška najetja računovodskega servisa moramo gledati z dolgoročnega vidika. Praviloma je strošek najetja kakovostnega računovodja zanemarljiv v primerjavi s koristmi, ki se jih lahko s tem pridobi. Ker je konkurenca računovodskih servisov ogromna, nekateri cene svojih storitev spuščajo v minimum ali še pod to mejo. Na ta način ponujajo privlačne cene paketov. Ob tem pa naj bomo pozorni kaj ti paketi vsebujejo. Zgodi se lahko, da nam bo servis pozneje dodatno zaračunaval ne samo zaključni letni obračun, temveč vsako banalno malenkost, kot je npr. arhiviranje, faksiranje, itd. Pomembno je, da v ponudbi servisa preberemo ne samo velik ampak tudi droben obstranski tisk. Cene računovodskih storitev so med servisi zelo različne. Za isti obseg dela bomo pri določenem servisu lahko plačali v štirikratnem količniku v primerjavi z drugim servisom. Cena računovodske storitve za najmanjša podjetja se giblje od 50 do 150 EUR na mesec, z večanjem velikosti podjetja in njegovim prometom pa se mesečna cena lahko zviša tudi v več tisoč evrov. Pomembno je, da se prepričamo kaj nam servis vse nudi za določeno ceno. Je v pavšalno ceno všteto le golo knjigovodstvo ali tudi dodatne storitve kot je predvsem davčno svetovanje, priprava poslovnih načrtov ali dokumentacije za pridobitev nepovratnih sredstev, kadrovske storitve, ipd. Vrsta storitve: Mesečno pavšalno plačilo računovodskih storitev Cena določena glede na: tip podjetja (d.o.o., s.p.), povprečno število prejetih in izdanih računov, števila redno zaposlenih v podjetju, približno količino osnovnih sredstev, števila podjemnih pogodb, avtorskih pogodb,…
Kdo je kakovosten računovodja?
Izraz kakovosten računovodja pomeni, da je ta dobro strokovno podkovan in dovolj dobro pozna zakonodajo ter iz nje izhajajoče dane možnosti. Nekakovosten računovodski servis kljub cenovno ugodni storitvi lahko povzroči izredno veliko ekonomsko škodo podjetju. Ker za opravljanje računovodske dejavnosti ni potrebna ustrezna izobrazba, je lahko računovodja praktično kdorkoli. S tem je kakovost izvajanja storitev v marsikaterem primeru lahko neustrezna. Razlike med kvaliteto in kvantiteto so pri računovodski panogi zelo velike. Pri izbiri servisa raje kot na ceno glejmo na usposobljenost in strokovnost zaposlenih, ki nam bodo zaradi neprestanega izobraževanja in poznavanja zakonodaje zagotovili kakovostne, celovite in raznovrstne storitve. Upoštevajmo tudi njihove reference, prilagodljivost, individualni pristop, komunikacijo in način obveščanja strank o zakonskih spremembah, ter tudi možnost izvedbe sodobnih storitev kot je e-računovodstvo, ki strankam omogoča spremljanje njihovih računovodskih podatkov prek spleta. Možnosti opravljanja računovodskih storitev: - Celotno vodenje računovodskih storitev v servisu (najbolj pogosti način) Mesečno dostavljava dokumentacije v računovodski servis. Obdelane dokumente se shrani pri naročniku. - Vodenje računovodskih storitve v podjetju naročnika Računovodja občasno obišče naročnika in opravi storitve v njegovem podjetju. - Vodenje računovodstva preko spleta Naročnik vnaša v spletni program izdane in prejete račune, bančne izpise, obračun DDV, plače (po dogovoru). Računovodja sproti preverja pravilnost vnosov in pripravi računovodske listine.
Je bolj primeren večji ali manjši računovodski servis?
Velikost računovodskega servisa oziroma njegov kadrovski potencial niti ni tako pomemben argument izbire. Tako velik kot majhen računovodski servis imata vsak svoje prednosti in slabosti. Večji servis ima načeloma več znanja in izkušenj, kar pa še zdaleč ni pravilo. Marsikateri manjši računovodski servis z le enim zaposlenim ima dolgoletne izkušnje, znanje in novitete pa neprestano nadgrajuje z seminarji. Večji servis ima marsikdaj višjo ceno storitve in slabšo komunikacijo s stranko. Manjši računovodski servis, v katerem je zaposlen le nosilec dejavnosti in mogoče še en delavec, ima načeloma bolj oseben dostop in je s tem lažje bolj fleksibilen v primerjavi z velikim računovodskim podjetjem. Če ima računovodski servis večje število zaposlenih, je priporočljivo, da imamo svojega skrbnika. To je računovodski delavec, ki je v uradnih urah delovanja servisa vseskozi dostopen po telefonski ali elektronski liniji za različna vprašanja v zvezi z računovodstvom ali davčnim svetovanjem. Pomembno je, da ima računovodski skrbnik temeljit vpogled v naše knjigovodske podatke. Torej mu moramo redno in pravočasno posredovati vse prejete in izdane fakture ter vse ostale knjigovodske podatke.
Koliko je pomembna izobraženost računovodje?
Da je računovodski servis dovolj kakovosten je zelo pomembno, da se njegovi uslužbenci stalno izobražujejo na seminarjih in so vseskozi seznanjeni z vsemi novostmi zakonodaje, ki so objavljene v Uradnem listu. Ker se zakoni ter mednarodni in slovenski računovodski standardi neprestano spreminjajo, bo le tako servis vedno v koraku z zakonodajnimi spremembami. Zadostna in ustrezna poklicna izobrazba zaposlenih v računovodskem servisu je tudi eden izmed meril izbire. Za poslovanje računovodskega servisa po sedanji zakonodaji ni potrebnih izobrazbenih pogojev in posledično s tem je nastalo veliko servisov, ki nimajo zadostnega znanja in izkušenj iz računovodstva ter poznavanja davkov. Zaradi tega so še toliko bolj pomembna merila kot so izobrazba, znanje in izkušenost servisa. Povprašajmo torej kakšno izobrazbo imajo zaposleni v servisu in s čim dokazujejo svojo strokovnost.
Kdo je odgovoren za pravilno izvedbo del?
Zavedati se moramo, da ne glede na vsebino sklenjene pogodbe med nami in računovodskim servisom, izključno le mi sami odgovarjamo za vse storjene napake pri knjigovodstvu. Celotno kazen zaradi davčnega prekrška bo torej plačal podjetnik in ne računovodski servis. Izbira ustreznega računovodskega servisa je za uspešno poslovanje podjetja torej še kako pomembna. Priporočljivo je, da je že v sklenjeni pogodbi o opravljanju računovodskih storitev upoštevana zaveza računovodskega servisa, da bo ta storitve opravljal v skladu z zakonodajo, v skladu s slovenskimi računovodskimi standardi in kodeksom poklicne etike računovodij. S tem je upoštevana tudi obveza ažurnega vodenja računovodstva ter sprotno obveščanje nas o spremembah zakonodaje.
Je pomembna bližina računovodskega servisa?
Velik delež podjetnikov izbere računovodski servis po priporočilu znancev. To je sicer dobrodošla rešitev pri izbiri, vendar je hkrati lahko to tudi dvorezen meč. Marsikdaj znanec, ki priporoča servis, pretirava s pohvalami. Če znancu njegova računovodska storitev pomeni kvalitetno opravljena, ni nujno, da bo isto tudi nam. Številne reference računovodskega servisa so lahko hiter in dober dokaz o izkušenem računovodskem servisu. Če servisu zaupajo poznana in ugledna podjetja, je že dokaz več, da servis kakovostno opravlja svojo nalogo. Hkrati pa moramo vedeti, da je reference možno zlahka prirediti ali ponarediti. Če je na primer na spletni strani servisa kot referenca omenjeno neko X podjetje iz Ljubljane, ki je zadovoljno z delom servisa, je to sumljiva referenca.
Kaj pridobimo z e-računovodstvom?
Elektronsko spletna računovodstvo oziroma e-računovodstvo je spletna aplikacija, katera nudi vse prednosti sodobne tehnologije. Na ta način lahko preko spleta kadarkoli (brez kontaktiranja z računovodjem) pregledamo tekoče računovodske podatke svojega podjetja, izpisujemo račune, dobavnice, potne naloge, spremljamo saldakonte kupcev in dobaviteljev, vodimo zaloga blaga, materiala, izdelkov, pregledujemo bilanco stanja in poslovnega izida, itd. E-računovodstvo nam torej na osnovi ažurnih podatkov nudi sproten vpogled v delo računovodja in v samo poslovanje. Poleg tega je boljša usklajenost med nami in računovodjem, zmanjšajo pa se še stroški računovodskih storitev. Delo olajša tudi računovodji, saj omogoča oddajo vseh poročil na DURS in AJPES v elektronski obliki. Za varnost podatkov je praviloma poskrbljeno z oddaljenimi strežniki, elektronskimi certifikati, gesli in požarnimi zidovi.
Kdaj je najbolj primerna zamenjava računovodje?
Ni povsem vseeno kdaj zamenjamo izvajalca računovodskih storitev. Načeloma lahko kadarkoli v letu, vendar med najbolj primernimi termini je v času po novem letu. Med najbolj primernimi časi je po končanem zaključnem poročilu za preteklo leto. Rok za oddajo obračuna za preteklo leto je do 31. marca v naslednjem letu. Če smo z dosedanjim računovodstvom nezadovoljni, je prvi korak, da se najprej soočimo s svojim dosedanjim računovodjem. Odkrito naj mu razložimo zakaj nismo zadovoljni z njegovim delom. Slaba ali nikakršna medsebojna komunikacija je pogosti vzrok za nezadovoljstvo. Velikokrat se zgodi, da računovodja niti ne ve, da stranka z njegovim delom ni zadovoljna. Če s pogovorom ne pride do sprememb v odnosu in izboljšanju kakovosti storitve, je čas za menjavo servisa. Še vedno se prepogosto dogaja, da marsikateri podjetnik preveč odlaša z menjavo servisa. Kljub temu, da je z njegovo storitvijo že dlje časa nezadovoljen ali mu je servis z nestrokovnim delom naredil celo poslovno škodo, še vedno vztraja pri njemu. Največkrat je vzrok odlašanja strah pred zamenjavo servisa. Pojavijo se pomisleki, da je ob nepregledni množici poslovnih dokumentov menjava servisa nemogoče opravilo. Z razliko od preteklosti so sedaj vsi poslovni dokumenti poleg papirne oblike shranjene tudi v elektronski, zato je menjava računovodskega servisa s sedanjo tehnologijo enostavna in hitra. Kar četrtina uporabnikov računovodskih storitev je nezadovoljna s svojim servisom. Raziskava, ki jo je opravila Zbornica računovodskih servisov.
Kako uporabljati davčno blagajno?
Davčno blagajno morajo uporabljati vsi davčni zavezanci, ki poslujejo z gotovino. Izjema so kmetje, društva in neprofitne organizacije, ki z dejavnostjo ne zaslužijo več kot 5.000 evrov na leto. Izdani gotovinski račun najprej pošljemo preko spletne povezave informacijskemu sistemu finančne uprave, kateri prejete podatke samodejno preveri, potrdi račun in naši davčni blagajni pošlje identifikacijsko oznako, ki je vidna na izdanem računu. Šele zatem izdamo račun stranki. Račun moramo izdati najpozneje ob prejemu gotovine. Celoten postopek potrjevanja računa naj ne bi trajal več kot dve sekundi. Za izdajo gotovinskega računa je primerna katerakoli elektronska naprava, ki je za to usposobljena in ima dostop do spleta. To je lahko tudi osebni računalnik, tablični računalnik ali pametni telefon. Če bomo poslovanje opravljali v nepremičnem poslovnem prostoru, je za to primeren PC računalnik ali prenosnik, na terenu pa tablica ali pametni telefon. Primerna bo tista davčna blagajna, ki bo čim bolj optimalno prilagojena našemu poslovanju in bo njena programska oprema skladna z zakonodajo. Izbira blagajne je odvisna tudi od tega kakšno programsko opremo že imamo in koliko računov bomo na mesec izdali. Ponudnik blagajne naj nam zagotovi, da se bodo tudi vse nadaljnje zakonske spremembe pravočasno upoštevale v programu. Tudi po daljšem času naše uporabe njegove programske opreme naj zagotavlja hitro in učinkovito podporo svojemu programu. Upravljanje s programom naj bo enostavno. Prenos podatkov iz davčne blagajne do našega računovodje naj bo omogočeno čim bolj enostavno in hitro, oziroma po elektronski poti. V ponujeni ceni blagajne naj preverimo, če je poleg programske opreme upoštevana tudi njena namestitev, inštrukcije o uporabi programa, njegovo vzdrževanje in podporo, ipd. Določene sedanje davčne blagajne delujejo na »cloud« oziroma »oblak« tehnologiji. Vse podatke se namesto na trdem disku računalnika shranjujejo na spletu oziroma v oblaku. Prednost tega je bistveno večja varnost podatkov. Tudi v primeru izgube ali okvare davčne blagajne so podatki varno shranjeni na spletu. Do podatkov lahko dostopamo kjerkoli in kadarkoli. Potrebna je le spletna povezava in naprava, ki omogoča brskanje po spletu.
pripravil: M.A.
